Bokföra påminnelseavgift med full säkerhet och tydliga riktlinjer

När du arbetar med kundfakturor och leverantörsfakturor kommer du förr eller senare stöta på en påminnelseavgift. Oavsett om du själv skickar avgiften eller får den från en leverantör behöver du bokföra den korrekt och helt separat från den ursprungliga fakturan. I den här artikeln guidar jag dig igenom hur du gör och vad du ska tänka på – utan krångliga termer eller onödiga hinder.

Hur en påminnelseavgift fungerar i bokföringen

För att hantera påminnelseavgifter i bokföringen börjar du alltid med att skilja dem från själva fakturans kostnad eller intäkt. Avgiften är inte momspliktig, så du ska varken lägga på eller dra av moms när du registrerar den. Får du avgiften är det en kostnad. Skickar du den är det en intäkt. Det är också därför den ska bokföras med en egen verifikation.

I praktiken innebär det att du använder olika konton beroende på situation. Leverantörsavgifter hamnar ofta på konto 6990 eller 6991, medan avgifter du själv skickar brukar registreras på ett konto i kontogrupp 35XX, exempelvis 3591.

När du får en påminnelseavgift från en leverantör

Om en leverantör skickar en påminnelse för att du missat att betala i tid bokför du avgiften som en kostnad. Den läggs separat från originalfakturan och påverkar inte tidigare bokförd moms. Ett vanligt upplägg är att använda konto 6990 om avgiften är avdragsgill, medan konto 6992 används för avgifter från myndigheter som inte får dras av.

Du bokför betalningen från ditt företagskonto och matchar den mot både leverantörsskulden och själva avgiften. När du arbetar så får du en tydlig och korrekt struktur i bokföringen, och det blir enkelt att spåra avgiften i efterhand.

När du själv skickar en påminnelseavgift

Ska du ta ut en avgift av en kund behöver du ha avtalat om det i förväg. Som företagare får du ta ut max 60 kronor per faktura. När kunden väl betalar bokför du inbetalningen som en reglering av kundfordran och registrerar avgiften som en intäkt utan moms.

I bokföringen gör du då på detta sätt:

• betalningen går in på 1930
• kundfordran minskar på 1510
• avgiften bokförs som intäkt på exempelvis 3591

Det här är den vanligaste och mest rekommenderade metoden, oavsett bokföringsprogram.

Fyra praktiska delar som hjälper dig förstå helheten

Konto 6990 och när du ska använda det

Det här kontot använder du för vanliga påminnelseavgifter från leverantörer. Det är avdragsgillt och hör hemma bland externa kostnader, vilket gör det perfekt när du hanterar avgifter som uppkommit på grund av sen betalning.

Konto 3591 för intäkter utan moms

När du skickar en avgift till en kund ska den inte blandas ihop med försäljning. Konto 3591 är särskilt framtaget för intäkter som saknar moms, vilket gör bokföringen tydlig och korrekt.

Konto 6992 för avgifter som inte är avdragsgilla

Får du en avgift från Skatteverket eller Bolagsverket ska kostnaden bokföras som icke avdragsgill. Här används konto 6992 eftersom dessa avgifter inte får minska företagets resultat skattemässigt.

Därför är separata verifikationer så viktiga

Att hålla påminnelseavgifter åtskilda från ursprungsfakturor skapar både struktur och trygghet. Vid bokslut blir det dessutom betydligt enklare att hitta rätt information snabbt.

Tips som gör din hantering ännu smidigare

För att hålla ordning och undvika fel kan du använda en enkel men effektiv metod: skapa rutin för att granska förfallodatum regelbundet. Det gör att du slipper oväntade kostnader och får bättre kontroll över kassaflödet.

• Kontrollera fakturor varje vecka
• Sätt automatiska påminnelser i ditt bokföringsprogram
• Spara alltid originalfakturor så du kan styrka beloppen vid behov

Nu har du en komplett bild av hur du ska hantera och bokföra olika typer av avgifter, oavsett om du skickar dem eller tar emot dem – och du är redo att boka en påminnelseavgift på rätt sätt.