En pro forma är ett förhandsdokument som ser ut som en faktura men inte innebär något juridiskt krav på betalning. Den används som ett mellansteg mellan offert och slutlig räkning, eller när köparen behöver underlag för import eller kreditprövning innan hen kan betala. Den kostar ingenting att skicka och binder ingen av parterna, vilket är hela poängen.
Vad pro forma betyder
Pro forma betyder ”för formen skull” på latin. I handel används uttrycket för ett preliminärt räkningsdokument som ser ut som en faktura men inte uppmanar köparen att betala.
Den vanligaste missuppfattningen är att en pro forma är en bindande räkning med en annan rubrik. Det stämmer inte. En pro forma är ett besked om vad en faktura kommer att innehålla om affären genomförs. Säljaren behöver inte bokföra den, eftersom inga pengar har rört sig och ingen fordran har uppstått. Köparen blir inte skyldig att betala något förrän dokumentet ersätts med en slutlig faktura. Tackar köparen nej efter att ha fått en pro forma har ingen part någon utestående post att hantera.
Ordet används också i ett helt annat sammanhang, och det ställer ibland till det. I börsbolagens rapporter betyder pro forma justerade resultat där engångsposter räknats bort för att visa vad verksamheten ”egentligen” tjänade. Det är ett omstritt grepp. Den amerikanska finansinspektionen SEC kräver att noterade bolag redovisar resultat enligt US GAAP och har varnat för att pro forma-siffror som döljer de officiella resultaten kan räknas som bedrägeri om de används för att vilseleda investerare. Den betydelsen har ingenting med pro forma-fakturor att göra. Gemensamt är bara tanken att dokumentet visar en bild av verkligheten som inte är den formella.
När du behöver en pro forma
Du utfärdar en pro forma när köparen behöver ett räkningsdokument före leveransen eller betalningen. De vanligaste fallen är import, stora order som levereras i etapper och köpare som behöver underlag för kreditprövning. Om ingen av situationerna nedan passar ditt fall räcker det i regel att skicka en offert och därefter en faktura.
| Skäl | Typisk situation | Vad pro forman löser |
|---|---|---|
| Importdokumentation | En maskinverkstad skickar reservdelar till en kund utanför EU, eller skickar gratis varuprover där ingen försäljning sker | Tullen och speditören får ett varuvärde att utgå från utan att det finns någon faktura |
| Kreditprövning och finansiering | En kund ska leasa en maskin för 400 000 kr och banken vill se vad som ska finansieras innan lånet beviljas | Finansiären får ett dokument med exakt belopp, specifikation och säljare |
| Betalsäkerhet | Ett snickeri tar emot en order från en ny utländsk kund och vill ha betalt innan tillverkningen börjar | Köparen kan betala i förskott mot ett tydligt underlag, och säljaren behöver inte ta någon kreditrisk |
| Partiella leveranser | Ett byggföretag levererar ett uppdrag i tre etapper under ett halvår | Köparen ser totalbeloppet och fördelningen i förväg, och en slutlig faktura skickas per etapp |
| Intern godkännandeprocess | En kommun eller en storkoncern kräver att inköpet attesteras innan beställningen läggs | Köparens attestant får ett underlag som ser ut som den faktura som senare kommer |
Betalsäkerhet är det skäl som oftast glöms bort, och samtidigt det mest användbara för ett litet företag. Med en pro forma kan du begära förskott utan att först skapa en fordran som kanske aldrig betalas. Det gör stor skillnad om man säljer till okända kunder utomlands eller driver en webbutik med dyra specialbeställningar. Där avgörs det ofta av när i orderflödet betalningen ska säkras.
Vad en pro forma faktura innehåller
En pro forma faktura har samma rader som en vanlig faktura: beskrivning, mängd, pris, rabatt, moms och totalbelopp. Däremot saknar den löpande fakturanummer, bokföringsmärkning och ett bindande betalningsvillkor. Det viktigaste är att det tydligt framgår att dokumentet är preliminärt. En pro forma som ser ut som en faktura hamnar annars i köparens leverantörsreskontra och betalas eller bokförs av misstag.
Använd listan nedan som checklista:
- Rubriken ”Pro forma faktura” eller motsvarande tydlig märkning högst upp, aldrig bara ordet ”Faktura”.
- Säljarens namn, adress och organisationsnummer.
- Köparens namn och adress.
- Beskrivning av varan eller tjänsten, så specifik att tull eller bank kan identifiera den.
- Mängd och enhetspris.
- Eventuell rabatt, angiven per rad eller på totalen.
- Momssats och momsbelopp.
- Totalbelopp i angiven valuta.
- Datum för när dokumentet utfärdades, och gärna hur länge priset gäller.
- En notering om att dokumentet inte är en slutlig faktura och att en sådan skickas vid leverans eller betalning.
Vid export bör du också ange ursprungsland och vikt, eftersom speditören annars får fråga efter dem. Använd inte fakturanummerserien till pro forma-dokument. Ge dem hellre en egen referens, till exempel ordernumret, så att det inte blir luckor i den löpande fakturanumreringen. Flera affärssystem hanterar det här som en separat dokumenttyp. Microsofts beskrivning av proforma-fakturor i Dynamics 365 Project Operations visar hur ett sådant flöde är uppbyggt, där dokumentet skapas utan att bokas i huvudboken.
Hur pro forma skiljer sig från slutlig faktura
En slutlig faktura är ett juridiskt krav på betalning och en post i bokföringen för både säljare och köpare.
Rent juridiskt kan du skicka hur många pro forma-dokument som helst utan att någon blir betalningsskyldig. En slutlig faktura med förfallodag gör däremot köparen skyldig att betala. Betalar köparen inte i tid kan du ta ut dröjsmålsränta, skicka ärendet till inkasso och i sista hand behöva hantera fordran som en kundförlust i bokföringen. Ingen av de åtgärderna går att vidta mot en pro forma, eftersom det inte finns någon fordran att driva in.
En pro forma påverkar heller inte bokföringen. Den slutliga fakturan ska däremot bokföras, antingen som kundfordran när den skickas eller som intäkt när betalningen kommer, beroende på vilken bokföringsmetod företaget använder. För köparen gäller samma sak åt andra hållet: moms kan bara dras av med stöd av en riktig faktura, aldrig mot en pro forma.
Intäkten uppstår först med den slutliga fakturan eller betalningen. Det finns ett undantag som många missar. Köparen kan betala en pro forma, och det sker ofta när dokumentet används för förskott. Hen är inte tvungen, men om pengarna kommer in är inbetalningen en affärshändelse som ska bokföras, normalt som förskott från kund. Moms kan då bli redovisningspliktig redan vid förskottet. Pro forman i sig bokförs fortfarande inte, men pengarna som betalats in mot den ska bokföras.
Säljer du mot förskott ska du bokföra inbetalningen den dag den kommer och skicka den slutliga fakturan vid leverans. Använder du pro forma enbart som underlag för tull eller kreditprövning räcker det att spara en kopia tillsammans med ordern.